Privacybeleid

Versie: v1.1, oktober 2026

Dit privacybeleid beschrijft hoe Fruitful B.V. ("Fruitful") persoonsgegevens verwerkt, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het geldt voor het Fruitful-platform en voor Keepr, de AI-teamgenoot van Fruitful in Slack en Microsoft Teams.

1. Wie we zijn en wat onze rol is

Fruitful B.V., Luxemburgstraat 91, 1363 BK Almere, Nederland, KvK-nummer 90010485.

• Verwerker: voor de persoonsgegevens van medewerkers van onze klanten in het platform en in Keepr handelen we namens onze klant, de werkgever. Onze klant is de verwerkingsverantwoordelijke. Dit leggen we met elke klant vast in een verwerkersovereenkomst.

• Verwerkingsverantwoordelijke: voor onze eigen bedrijfsgegevens, zoals contactgegevens van prospects en zakelijke relaties, en van bezoekers van onze website.

2. Welke persoonsgegevens we verwerken

• Identificatie- en accountgegevens: naam, zakelijk e-mailadres, rol en team.

• Team- en ontwikkelgegevens: antwoorden en resultaten van de teamscan, teamrapporten, teamafspraken, persoonlijke handleidingen die teamleden zelf schrijven, en coachingsinhoud.

• Keepr-gegevens: de vragen die je aan Keepr stelt en de antwoorden van Keepr, en je gebruikers-ID in Slack of Microsoft Teams.

• Gebruiks- en technische gegevens: inloggegevens, foutmeldingen en systeemlogs.

• Feedback die je ons geeft.

3. Keepr in Slack en Microsoft Teams

Keepr helpt een team zijn eigen afspraken en inzichten te onthouden en te gebruiken. We hebben Keepr gebouwd rond een paar principes:

• Keepr ziet alleen wat je naar Keepr stuurt. Keepr ontvangt directe berichten aan Keepr, en berichten in een Slack-kanaal waarin Keepr genoemd wordt. Andere gesprekken in kanalen leest Keepr niet.

• Het team is eigenaar van zijn geheugen. Keepr antwoordt vanuit het eigen materiaal van je team in het Fruitful-platform. Keepr rapporteert aan het team, niet over het team.

• Privégesprekken blijven privé. Je gesprekken met Keepr worden niet gedeeld met je leidinggevende en niet gebruikt voor rapportages.

• Korte bewaartermijn. Keepr bewaart de tekst van gesprekken 7 dagen, zodat Keepr een gesprek kan volgen, en verwijdert die daarna automatisch. De systeemlogs van Keepr bevatten geen namen, e-mailadressen of berichtteksten.

• Geen AI-training. De antwoorden van Keepr worden geschreven door een AI-model (Claude, van Anthropic), dat we gebruiken via Amazon Bedrock in de EU-regio's van AWS. Je vragen en de antwoorden van Keepr worden niet door Amazon Bedrock opgeslagen, niet gebruikt om AI-modellen te trainen en niet gedeeld met de aanbieder van het model.

• Hoe Keepr je herkent. Keepr herkent je aan het zakelijke e-mailadres in je Slack- of Teams-profiel, en geeft je alleen het materiaal van je eigen team.

4. Doelen van de verwerking

• Het leveren en onderhouden van het platform en Keepr.

• Het ondersteunen van de ontwikkeling van je team: scans, rapporten, afspraken en coaching.

• Het rapporteren aan de klant, op teamniveau.

• De beveiliging en monitoring van onze systemen.

• Het verbeteren van ons product, uitsluitend met geanonimiseerde gegevens.

5. Rechtsgrond

• De uitvoering van de overeenkomst met onze klant.

• Ons gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld bij het beveiligen van onze systemen.

• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

• Je toestemming, waar dat nodig is.

6. Persoonsgegevens van medewerkers

• We verwerken deze gegevens alleen in opdracht van de werkgever, onze klant.

• We gebruiken ze niet voor HR-beslissingen, en Keepr neemt geen beslissingen over mensen.

• Inzichten delen we waar mogelijk op teamniveau. Persoonlijke resultaten blijven bij de persoon zelf.

7. Dataminimalisatie en privacy by design

We verwerken alleen de gegevens die we nodig hebben, en bouwen privacy standaard in ons product in. Keepr leest bijvoorbeeld geen kanalen en bewaart de tekst van gesprekken maar 7 dagen.

8. Bewaartermijnen

• Gesprekstekst van Keepr: 7 dagen, daarna automatisch verwijderd.

• Accountgegevens: zolang het account actief is, en verwijderd binnen 30 dagen na het einde van de overeenkomst, tenzij de klant eerst om zijn gegevens vraagt.

• Gebruiks- en loggegevens: maximaal 30 dagen, tenzij langer nodig voor de beveiliging.

• Back-ups: binnen 14 dagen overschreven.

9. Subverwerkers

We werken met zorgvuldig gekozen dienstverleners, met elk van wie we een verwerkersovereenkomst hebben:

• Google Cloud: hosting van het platform, in Nederland.

• Supabase: de backend en database van Keepr, in Ierland.

• Amazon Web Services: het AI-model achter Keepr, via Amazon Bedrock in de EU.

• Lettermint: het versturen van uitnodigingen en accountmails, vanuit Nederland. E-mailgegevens blijven in Nederland en Duitsland.

• Sentry: foutmonitoring van het platform, in de EU-regio in Frankfurt.

• ElevenLabs: stem voor de optionele coachingfuncties van Fruitful in het platform, alleen als een klant die gebruikt. Verwerking in de Verenigde Staten, en alleen ingeschakeld met uitdrukkelijke toestemming van de klant.

• Microsoft: het afleveren van berichten als Keepr in Microsoft Teams wordt gebruikt. De verwerkingslocatie spreken we vóór het eerste gebruik af met de klant.

De volledige lijst, met rechtspersonen en locaties, is onderdeel van de verwerkersovereenkomst en is op verzoek beschikbaar.

10. Doorgifte buiten de EER

We slaan persoonsgegevens op en verwerken ze binnen de EER. De enige uitzondering is ElevenLabs, dat gegevens in de Verenigde Staten verwerkt, en alleen als een klant de optionele coachingfuncties van Fruitful heeft ingeschakeld. Sommige van onze dienstverleners zijn gevestigd in, of eigendom van bedrijven in, de Verenigde Staten. Waar toegang van buiten de EER niet kan worden uitgesloten, gebruiken we een passende waarborg, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen.

11. Beveiliging

• Versleutelde verbindingen (HTTPS) voor al het verkeer, en versleutelde opslag bij onze infrastructuurleveranciers.

• Strikte toegangscontrole op basis van rollen, en meerstapsverificatie voor onze medewerkers.

• Logging en monitoring van onze systemen, zonder persoonsgegevens in de logs van Keepr.

• Dagelijkse back-ups.

12. Je rechten

Je hebt het recht op inzage, rectificatie en verwijdering van je persoonsgegevens, op beperking van en bezwaar tegen de verwerking, en op overdraagbaarheid van je gegevens. Omdat we je gegevens meestal namens je werkgever verwerken, kun je verzoeken richten aan je werkgever of aan ons via privacy@meetfruitful.com. Waar nodig sturen we ze door naar je werkgever. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Datalekken

Als een datalek gegevens van een klant raakt, informeren we de klant binnen 24 uur nadat we het ontdekken, zodat de klant waar nodig binnen 72 uur een melding kan doen bij de toezichthouder. Voor gegevens waarvoor we zelf verantwoordelijk zijn, melden we een datalek waar nodig binnen 72 uur bij de toezichthouder.

14. Kunstmatige intelligentie en profilering

• Er worden over niemand geautomatiseerde besluiten genomen met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen.

• AI-uitvoer, waaronder de antwoorden van Keepr, is uitsluitend adviserend.

• We gebruiken geen profilering buiten de doelen in dit beleid.

15. Wijzigingen

We passen dit beleid aan als onze diensten veranderen. De actuele versie staat altijd op onze website.

16. Contact

Voor vragen over privacy: privacy@meetfruitful.com

Fruitful B.V., Luxemburgstraat 91, 1363 BK Almere, Nederland. KvK-nummer: 90010485